Das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) hat am 1. Oktober 2026 den Cyber Security Month unter dem Motto «Oversharing – Bewusst teilen» gestartet. Ein Schwerpunkt ist der Umgang mit persönlichen und vertraulichen Informationen in KI-Werkzeugen am Arbeitsplatz. Dazu arbeitet das BACS mit dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zusammen. Die Kampagne beleuchtet auch, wie öffentlich geteilte Informationen für gezielte Täuschung kombiniert werden können.
Für den Arbeitsalltag entsteht daraus eine einfache Frage: Welche Angaben braucht ein Werkzeug für die konkrete Aufgabe wirklich? Unsere folgenden Empfehlungen helfen, diese Entscheidung im Team nachvollziehbar zu treffen.
Vom vollständigen Dokument zur notwendigen Information
Wer eine Antwort formulieren möchte, muss zunächst klären, welchen Teil einer Anfrage das Werkzeug dafür benötigt. Ein kompletter E-Mail-Verlauf enthält möglicherweise weit mehr als die zu beantwortende Frage. Prüfen Sie vor dem Einfügen, welche Inhalte für das Ergebnis relevant sind.
Ein Beispiel: Ein Team möchte eine höfliche Nachricht zu einem verschobenen Termin vorbereiten. Für diesen Textentwurf könnten Anlass, gewünschter Ton und neuer Termin genügen. Kundennamen, private Kontaktdaten und Angaben aus früheren Gesprächen lassen sich in diesem Beispiel weglassen. Das ist ein vorgeschlagener Arbeitsablauf, kein von der Kampagne untersuchter Einzelfall.
Platzhalter können dabei helfen, einen Entwurf vorzubereiten. Sie sind aber kein pauschaler Nachweis, dass ein Dokument anonym ist. Prüfen Sie den gesamten Inhalt und nicht nur das Namensfeld.
Werkzeug und Aufgabe gemeinsam beurteilen
Unsere Empfehlung ist, die Freigabe an konkrete Aufgaben zu knüpfen. «KI ist erlaubt» lässt offen, welches Angebot mit welchem Konto und welchen Informationen gemeint ist. Verständlicher ist eine Vorgabe, die Werkzeug, zugelassene Nutzung und zuständige Person benennt.
Vor der Freigabe sollten die Verantwortlichen die aktuellen Bedingungen und Einstellungen des jeweiligen Angebots prüfen. Welche Funktionen benötigt das Team? Welche Daten sollen verarbeitet werden? Wer entscheidet über offene Fragen? Die Antworten müssen zur gewählten Anwendung passen und bei wesentlichen Änderungen erneut betrachtet werden.
Für den Start können Teams mit geeigneten Beispieldaten testen. So lässt sich herausfinden, ob die gewünschte Unterstützung gelingt, ohne sofort echte Kundenvorgänge einzusetzen.
Regeln, die sich im Alltag anwenden lassen
Ein kurzer Leitfaden sollte typische Situationen abdecken: einen Textentwurf erstellen, einen Inhalt übersetzen oder eine Auswertung vorbereiten. Zeigen Sie anhand eigener freigegebener Beispiele, welche Informationen dazugehören und welche vorher entfernt werden.
Ebenso wichtig ist ein klarer Rückfrageweg. Wenn Mitarbeitende bei einem Dokument unsicher sind, sollte erkennbar sein, wer entscheidet. Halten Sie ausserdem fest, wie eine versehentliche Eingabe intern gemeldet wird. Ziel ist ein nachvollziehbarer Umgang mit Fragen und Fehlern.
Die Perspektive von Alphalink
Für Alphalink beginnt die Auswahl eines KI-Workflows mit der Aufgabe und den benötigten Informationen. Ein brauchbarer Prozess verbindet passende Werkzeuge mit verständlichen Freigaben und Zuständigkeiten. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende die Regeln auch auf den nächsten ähnlichen Fall anwenden können.
Quellen
Bundesamt für Cybersicherheit: Cyber Security Month 2026 – Oversharing, 1. Oktober 2026; Medienmitteilung auf dem Bundesportal
https://www.admin.ch/en/newnsb/GFsmnE9flhNl
Geprüft am 1. Oktober 2026. Die praktischen Abläufe sind die redaktionelle Empfehlung von Alphalink.